はい、みなさまこんにちは( ﾟДﾟ)！
工事や現地調査の予定など、予定をたてるのって
施工管理をしている方や経営者の方は結構重要な要素です(‘ω’)
今年に入って、おかげ様で民間のお仕事の依頼がグンと
あがっており、 いままでの予定のたて方ですと
私の頭が追いつかず把握できない事態となっています(; ･`д･´)
デスク廻りホワイトボード追加！
１カ月、２か月先の予定を立てるのにホワイトボードを
使って、その都度書き換えしながら予定を組んでいたのですが、
事務所にいれば、こうしてボードを見て考えたりできますが、
外に出ているとき、
そして事務所以外で自宅などで予定や工程が変更になったり
した時、またほかの作業員さんもおなじく外で、
そういった対応をする時に、
このボードでの管理ってのは結構効率が悪いので、
実際はタイムツリーというアプリを使ってみんなで共有
しています(; ･`д･´)
、、、でせっかく携帯でいつもタイムツリーで共有しているのに
ホワイトボードにまたおなじ内容を移し替えてとか書き換えて
っていうのが面倒になってきて、、
というか予定がころころかわるので、
タイムツリーをモニターでうつして、更新していけば
良いんじゃないかということになりました(; ･`д･´)
そこで４０インチのモニターを壁に架けて、
事務所みんなで確認のためにここで予定を見るように
します(‘ω’)
来月のおおまかな予定につかっていた小さな予定表を
大きな予定表に変更(‘ω’)ノ
こちらに私自身の予定を書くようにします(‘ω’)
従業員たちはタイムツリーで共有した予定をいれて、
それ以外の見積りや打合せ、調査などの私の用事は
ホワイトボードに別で把握したいわけです(‘ω’)ノ
これで、みんなの予定と、私の予定が大きく
わかりやすく把握できるようになり、
右の壁に小さなボード二つに、
見積書の案件と、工事の案件を箇条書きにしていましたが、
どちらも件数が多くなりすぎて書ききれないので、
一旦小さいの外して、
A1サイズの巨大なホワイトボードに交換(‘ω’)ノ
そして溜まっている案件を書き記していく(‘ω’)
これが私の仕事ではあるが、、
いつもいっぱいなので、残業して夜な夜な消化していく
わけです(‘ω’)ノ
見積りをして、見積が通ればお仕事の依頼として工事が
発注されますが、
見積りをするには、現地へ見に行ったり、調べたり、
お金にはならない手間が発生します(‘ω’)ノ
ですが、まず依頼の電話があって、そういった無償で
動いて苦労して考えて見積もりを出すことで、
仕事というものが請負できるので、
スピード感を持って、そして相手のニーズに
よりそった見積書や資料を作って、提案する(‘ω’)ノ
見積りをお願いして、２週間も３週間もまたされたら、
もういいや他にあたろ、、、ってなりますよね？
なので、
はやければ即日、２，３日で見積りをかいたりして
相手がやる気満々の時に誠意を見せるほうが、
成約率は高いです(‘ω’)ノ
そうして工事が決まれば、
このようにタイムツリーの予定表に、工事予定をいれていく
天候の都合やそれぞれの相手先の都合などを考慮して
入れ替えたりして予定を 先々組んでいくことで、
社員のモチベーションもあがる(‘ω’)
急なご依頼でも、いつならば空いている、調査に伺える
なども対応しやすいので、予定の管理というのは
重要な要素である(; ･`д･´)
タイムツリーでは、過去の予定に遡れるし、
１カ月先、２か月先といつでも予定を入れて
切り替えれるので、
履歴をみたり先に ここは休みたいなどの休みの予定なども
各自入れたりしておけるので、とても効率が良い(*’ω’*)
もはやアナログでは管理できない時代、、
中小企業のちいさな小さな会社である弊社でも
デジタルの波にもまれて切磋琢磨しながら
今日もわたしは予定を組んでいる。。
